Voici un poste clé dans l’organisation du travail d’une entreprise ou d’une collectivité. Au quotidien, l’assistant ou l’assistante de direction réalise de nombreuses missions pour le dirigeant sont il s’occupe. Il s’agit en effet souvent d’un directeur, d’un responsable, d’un manager qu’il assiste dans des tâches différentes. Ce qui fait de l’assistant de direction une personne de confiance avant tout. Pour devenir assistant, il existe différentes voies, dont des formations spécialisées un peu partout en France à découvrir ici.
La gestion du planning et des rendez-vous
L’assistant de direction s’occupe notamment d’organiser l’emploi du temps de son responsable. C’est lui qui fixe les rendez-vous professionnels, organise les réunions et convie les autres collaborateurs, il doit également trancher entre deux rendez-vous au même moment quand le responsable est surchargé. en ce sens, il prend certaines décisions au nom du dirigeant en question. L’assistant se charge de la communication au sens global du terme : c’est lui qui gère les appels téléphoniques et les mails, toutes les prises de contact de son responsable. Il représente ainsi un réel barrage entre le dirigeant et les contacts extérieurs !
Préparer les dossiers et documents des réunions
Il prépare également les dossiers et certains courriers pour épauler le dirigeant au quotidien. Il réalise ainsi toute une série de documents que le responsable utilise dans son travail. D’où la notion de confidentialité, impérative dans ce genre d’emploi. L’assistant ne doit rien révéler de ce qu’il voit passer dans le bureau de la direction, et conserver également une certaine distance avec le responsable, pour limiter les abus. A une époque, les responsables n’hésitaient pas à transmettre des tâches personnelles à leur assistant de direction (réserver des billets d’avion pour les vacances, faire aller acheter un cadeau ou des fleurs, annuler des places de spectacles…). Des missions qui sortent largement du cadre professionnel et que l’assistant n’a pas à gérer. Il ne travaille pas dans l’aide à domicile !