La salle de réunion est l'un des éléments clé pour la réussite d'un événement d'entreprise. De ce fait, il est important de tenir compte d'un ensemble de critères tels que l'emplacement, le type de l'évènement, le profil des participants, la taille de la salle et les services du prestataire pour faire le choix de la salle de réunion.
L'objectif et les participants
Le choix de la salle de réunion doit refléter le thème de l'événement. S’agit-il d’un séminaire, d’une conférence, d’une fête de fin d’année ou d’un anniversaire ? Une salle de réception pour un événement décontracté n’est pas convenable pour un évènement professionnel. Les lieux conventionnels tels que les Châteauforms sont appropriés pour les séminaires ou les sessions de formations grâce à leur environnement sobre et opérationnel. Néanmoins, faites attention à certains détails comme la luminosité. S’il s’agit d’événement festif par contre, le lieu de réception doit être chaleureux tout à fait à l’opposé du cadre modeste des salles de séminaires.
L’autre critère important pour le choix d’une salle de réception est le nombre de participants. Une salle de réception trop grande ou restrictive pour accueillir vos convives conduit implicitement à un échec de l'événement. La taille est par conséquent un paramètre essentiel à définir avant d’effectuer vos recherches. Dans la mesure où vous organiser un grand événement d’entreprise tel que le congrès ou la conférence, connaitre le nombre exact des participants devient hasardeux. Prenez référence sur d’anciennes occasions du même type pour réaliser une estimation. En Morbihan, se trouvent des lieux de réception correspondant à tous les types d’évènement. Vous pouvez donc facilement trouver une salle de réunion dans le Morbihan répondant à vos attentes.
Les équipements et les services
Pour la réussite d’une réunion ou d’un séminaire, il est indispensable de disposer d’un matériel informatique, sonore ainsi que d’autres types d'équipements (vidéoprojecteur, écrans, micro, tableau blanc, paper board, pieuvre de conférence téléphonique, connexion Internet, etc). Veillez par conséquent à ce que tout l’équipement nécessaire pour le bon déroulement de l’évènement soit disponible sur les lieux. Au cas où l’évènement se déroule en période de chaleur, une climatisation sera requise pour assurer du confort aux participants. Pensez également à choisir un local situé dans une zone géographique, facilement accessible par les transports.
Il serait également intéressant de trouver sur les lieux des coffrets conférence (bouteille d’eau, d’un bloc-notes, d’un stylo,etc) que proposent certains prestataires. Un service déjeuner lors de la pause constitue également un plus pour le choix du local notamment si vous devez y passer toute la journée. Le prestataire doit vous proposer à cet effet d’opter ou non pour un service de restauration sur place. Si vous préférez déjeuner dans des locaux autres que ceux de l'événement, vous pouvez vérifier si la salle est située dans un emplacement à proximité de restaurants. La sécurité fait également partie des aspects à vérifier notamment si vous devez vous déplacer pour manger.