Le secteur de l’hôtellerie est soumis à des réglementations strictes, notamment en ce qui concerne les documents administratifs et commerciaux. Parmi ces exigences, on retrouve la nécessité de disposer d’un tampon spécifique pour les hôteliers, comportant certaines mentions obligatoires. Nous vous proposons de découvrir dans cet article l’ensemble des informations indispensables à intégrer sur un tel tampon.
1. Les informations relatives à l’entreprise
Les premières mentions obligatoires concernent l’identification de l’établissement hôtelier. Il s’agit notamment :
- Nom de l’établissement : il peut s’agir du nom commercial ou du nom sous lequel il est connu localement.
- Raison sociale : il s’agit du nom officiel de la société exploitant l’hôtel (SARL, SAS, etc.).
- Adresse postale : elle doit être complète et précise, avec le numéro et la rue, le code postal et la ville.
Dans certains cas, il peut également être nécessaire d’ajouter des informations supplémentaires telles que :
- Numéro SIRET : il identifie de manière unique chaque entreprise en France.
- Numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) : il atteste de l’existence juridique de la société.
2. Les informations relatives au classement et aux labels
Les hôtels sont soumis à un système de classement officiel en étoiles, qui témoigne de la qualité des prestations proposées. Ces étoiles doivent figurer sur le tampon, ainsi que les éventuels labels ou certifications obtenus par l’établissement. Voici quelques exemples :
- Classement en étoiles : il va de 1 à 5 étoiles et est défini par Atout France, l’agence nationale du tourisme.
- Label « Qualité Tourisme » : il est décerné aux professionnels du tourisme pour la qualité de leur accueil et de leurs prestations.
- Certifications environnementales : elles témoignent du respect de l’environnement et du développement durable par l’établissement (ex. : Green Key, EarthCheck).
3. Les informations spécifiques aux activités annexes
Certaines activités annexes proposées par les hôtels peuvent nécessiter des mentions spécifiques sur le tampon. C’est notamment le cas pour :
- La restauration : si l’hôtel dispose d’un restaurant, il doit mentionner son nom, sa capacité d’accueil et éventuellement les labels culinaires obtenus (ex. : Maître Restaurateur).
- Les prestations bien-être : si l’établissement propose des soins ou des séances de relaxation (spa, massages, etc.), il doit préciser les diplômes ou qualifications des praticiens.
4. Les conditions générales de vente
Les hôtels doivent également mentionner sur leur tampon les principales conditions générales de vente applicables à leurs prestations. Il s’agit notamment des informations relatives :
- Aux tarifs : ils doivent être clairement indiqués, ainsi que les modalités de règlement (espèces, chèques, cartes bancaires).
- Aux réservations : il convient de préciser les conditions d’annulation et de modification des réservations, ainsi que les éventuels frais associés.
- A la responsabilité : l’hôtel doit indiquer les limites de sa responsabilité en cas de problème ou d’accident survenant dans l’établissement.
5. Les coordonnées de contact
Enfin, le tampon doit comporter les coordonnées permettant aux clients de contacter l’hôtel :
- Numéro de téléphone fixe et/ou mobile
- Adresse e-mail
- Site internet
En conclusion, un tampon pour les hôteliers doit comporter un ensemble d’informations obligatoires permettant d’identifier clairement l’établissement, ses prestations et ses conditions générales de vente. Il est essentiel de respecter ces exigences pour être en conformité avec la réglementation en vigueur dans le secteur hôtelier et éviter tout litige avec les clients.